Comment faire un bon briefing d’équipe ?

Le brief d’équipe est essentiel dans la vie d’un centre de contacts et pour le management de la relation client. Il ponctue le quotidien et met de l’huile dans les rouages. Pour être bien mené, il y a quelques règles fondamentales à respecter. J’ai donc réuni dans cet article mes meilleurs conseils pour un bon brief d’équipe, utile et motivant pour tous.

 

Avant de donner mes conseils pour un bon brief d’équipe, quels sont les avantages ?

 

Il renforce la communication

Le brief d’équipe permet tout d’abord d’être en contact très régulier avec le terrain. Qu’il ait lieu tous les jours ou toutes les semaines, il vous offre la possibilité de prendre le pouls de votre équipe, et c’est extrêmement précieux. C’est un moment informel pendant lequel il est facile pour les collaborateurs de s’exprimer. 

 

Il permet de traiter les problèmes dès leur apparition

L’un des intérêts de cette mini-réunion, c’est sa fréquence ! Et parce que le brief est fréquent, c’est le moment idéal pour faire remonter les difficultés et les problèmes dès qu’ils surviennent. Et ainsi chercher (et trouver) des solutions rapides, avant que ça dégénère ! 

 

Il permet de faire un point régulier sur l’avancement d’un projet

Le brief est un moment privilégié pour partager des informations importantes, des mises à jour ou des changements de stratégie. Il est ainsi possible de suivre l’avancement des projets, de mesurer les progrès réalisés et d’ajuster les actions si nécessaire. 

 

Il autorise à proposer des solutions innovantes

Le brief d’équipe est un espace d’échanges, je l’ai déjà dit, où chacun peut proposer des idées et des solutions. Cela favorise ainsi l’amélioration continue des processus et des méthodes de travail.

 

Vous le voyez, le briefing a de nombreux atouts dans sa besace. Passons maintenant aux conseils pour le mener de main de maître !

 

Conseil 1. Préparez-vous toujours en amont

Le brief est une micro réunion, plutôt informelle, d’accord. Mais informel ne veut pas dire « festival d’impro ». En d’autres termes, vous devez rester professionnel, quoi qu’il arrive.
Alors, avant le brief : 

• identifiez clairement les objectifs de celui-ci ;
• réunissez les données nécessaires ;
• structurez, si besoin, sous forme de slides (pas trop, ça doit rester digeste !).

 

Conseil 2. Choisissez bien le lieu

Très souvent, les briefs d’équipes ont lieu directement sur le terrain, en l’occurrence sur le plateau ou/et l’open-space. C’est logique : c’est un moment dédié à l’opérationnel. Sans compter que l’on gagne aussi un temps fou à se réunir là où les équipes travaillent ! 

En revanche, il faut être vigilant à éviter les distractions : on active les renvois d’appels, on éteint les écrans d’ordinateur pour empêcher les notifs intempestives, bref on se met dans sa bulle. 

Quant à votre posture physique, en tant que manager, il est plutôt conseillé d’être debout : c’est plus dynamique, et ça vous installe dans une position de leader, naturellement. 

 

Conseil 3. Gardez l’œil sur la montre : un bon brief est un brief court !

Un brief d’équipe doit être rapide, simple, précis. Quand je dis rapide, il ne doit pas dépasser les 30 minutes, et il n’est pas rare qu’il dure 5 à 10 minutes. Il n’y a donc pas de place pour la perte de temps. Et le dynamisme y est obligatoire. C’est un moment vivant dans lequel on favorise l’échange et les remontées terrain, ne l’oublions pas ! Un brief n’est pas une réunion d’équipe. 

 

Conseil 4. Trouver la bonne fréquence

Je l’ai dit juste au-dessus, un brief peut durer uniquement 5 minutes. Mais sur la fréquence, on fait comment ? Eh bien ça, c’est à vous de le déterminer, en fonction de l’organisation de votre service, de vos sujets, et de votre façon de voir les choses !
On peut aisément imaginer un brief de 5 minutes tous les matins avant de commencer, mais on peut aussi mettre en place un briefing tous les vendredis, ou tous les lundis, qui serait un peu plus long. 

 

Conseil 5. Structurez votre discours

Pour être efficace, le brief doit être structuré. Pour ça, n’oubliez pas de présenter l’ordre du jour. Ainsi, votre équipe sait où elle va.

Prenons un exemple de structure possible :
1. Objectifs et attentes. Expliquez les buts à atteindre et pourquoi ils sont importants.
2. Performances passées. Discutez des résultats récents, en soulignant les réussites et les points à améliorer.
3. Plan d’action. Décrivez les stratégies et les actions à entreprendre pour atteindre les objectifs.

Terminez toujours par une synthèse, pourquoi pas écrit sur paperboard et un encouragement, une note positive pour les collaborateurs, qui se sentiront boostés pour la journée (ou la semaine) !

 

Conseil 6. Favorisez l’interaction 

Un brief, je l’ai dit plus haut, est le moment parfait pour encourager les membres de votre équipe à poser des questions et à donner leur avis. Cela permet de clarifier les points obscurs et de créer un environnement de travail collaboratif et positif.
Par ailleurs, vous les impliquez également dans la recherche de solutions. Un brief n’est pas seulement un discours descendant : c’est aussi une opportunité de co-création et d’innovation. 

 

Conseil 7. Personnalisez votre brief

Vous vous adressez à votre équipe, dont vous connaissez chaque membre. Adaptez votre brief aux compétences et aux personnalités autant que possible. Et surtout, prenez le temps de reconnaître les efforts et les réussites de chacun : c’est tellement plus motivant ! 

 

Conseil 8. Soyez clair(e) et concis(e)

Un brief, je l’ai déjà (beaucoup) dit, c’est court. Pas le temps pour les digressions ni pour passer en revue tous les sujets en cours. Concentrez-vous sur les messages essentiels, les sujets prioritaires. Et soyez vigilant à recadrer les débats quand vous voyez que ça déborde. 

 

En résumé, le brief d’équipe est essentiel dans la cohésion et l’efficacité d’un centre de contacts. Il permet une communication fluide et une résolution rapide des problèmes. Il fait partie intégrante de l’animation d’équipe. Et si vous souhaitez en savoir encore plus sur la façon de manager les équipes (en relation client), il y a toujours le livre Pro en Relation client, co-écrit par Éric Ghibert et moi-même 😉.