Gérer l’animation de ses équipes : petit guide pratique

Je ne vous apprends rien, travailler dans un centre de contacts, c’est répondre à un certain nombre d’objectifs, en permanence. Pour les atteindre, impossible de faire l’impasse sur l’animation d’équipe.
Comment entretenir le dynamisme de ces dernières et bien gérer l’animation tout au long de l’année ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

 

Rythmer la vie des équipes

Organiser l’animation d’équipe, c’est travailler sur toutes les manières de rythmer la vie des salariés pendant leur temps de travail, et ce, quelle que soit la période de l’année.

 

Pourquoi c’est important ?

La vie quotidienne au travail, et dans un centre de contacts, peut vite devenir monotone : on ne va pas se mentir, passer la journée au téléphone fait partie des activités répétitives qui peuvent user la motivation des salariés sur le long terme. 
Partant de ce constat, il est donc important de mettre en place des « moments de vie » destinés à l’équipe. C’est de cette manière qu’on entretient la motivation et l’implication des collaborateurs.
D’autant que les métiers des centres de relation client sont exigeants en terme de concentration et de charge mentale. Les salariés ont donc besoin d’espaces de respiration au sein même de l’entreprise.

 

Comment mettre en place ce rythme ?

Il existe plein de manières différentes de rythmer la vie d’une équipe. Notamment en installant des rituels à intervalle régulier comme : 

• les briefs,
• les réunions d’équipe,
• les challenges,
• les séminaires,
• les petits déjeuners divers et variés,
• la célébration des fêtes (Noël, la Chandeleur,…)
• les réunions dites institutionnelles, par exemple la présentation des résultats annuels, les opérations commerciales, le lancement de nouvelles offres…

 

Avec quels moyens ou outils ?

Pour commencer, il faut un budget dédié ainsi qu’une bonne estimation du temps d’organisation de chacun de ces évènements. L’organisation d’événements est chronophage. Et la déception des équipes face à un manque de rigueur serait grande. L’inverse de l’effet recherché !

Par ailleurs, la population des centres de contact est souvent jeune, donc habituée aux réseaux sociaux.
Mettre en place un outil communautaire est donc une bonne idée car c’est ce qui se rapproche le plus (avec cet esprit de communauté, un mur de publications et une messagerie privée).
Des challenges peuvent même être organisés sur ce support. Pensez-y 😉

 

Le rôle prépondérant des managers de proximité dans l’animation d’équipe

Ça tombe sous le sens, mais pour animer une équipe en permanence, c’est le manager de proximité qui est la personne de référence, le rouage sans qui rien n’est possible.

Comment fait-il (comment fait-elle) pour gérer cette animation au quotidien ? 

 

Séquencer les rituels

Il faut garder en tête que pour animer une équipe efficacement, il doit toujours se passer quelque chose.
Pour cela, l’animation d’équipe doit faire partie des objectifs du manager, puisque, comme je le disais plus haut, elle est indispensable pour maintenir la motivation des collaborateurs. 

Le manager devra pour cela mettre en place des rituels, tout au long de l’année. Par exemple :

• une réunion d’équipe tous les 15 jours ;
• un brief de 5 minutes tous les matins ;
• un repas d’équipe par semestre ;
• un challenge par mois ;

 

À ces évènements récurrents et intra équipe, viendront s’ajouter des interventions de personnes externes au service (mais internes à l’entreprise) afin de créer du lien et d’associer son équipe à la vie de l’entreprise pour qu’elle se sente considérée et faisant partie d’un tout.
On peut également mentionner les séminaires !

 

L’affichage des résultats

Partager les résultats des équipes en continu n’est pas négociable si l’on espère atteindre les objectifs fixés par l’entreprise.
Pourquoi ? Cela permet à tout un chacun de se situer jour après jour, de manière hebdomadaire et mensuelle.
➡️ Si on ne peut pas se situer, on ne sait pas où aller, ni comment y aller. C’est comme être privé de GPS. Dès lors, comment savoir si l’objectif est bientôt atteint ou loin d’être atteint ? Comment corriger une mauvaise trajectoire aussi, si on ne l’a pas sous les yeux ?

Tout l’espace de travail peut être exploité pour l’affichage de ces résultats divers (objectifs annuels, mensuels, par équipe, résultats des challenges, etc.) :

• affichage statique sur les cloisons, les murs, dans les espaces communs
• affichage dynamique sur des écrans collectifs ou bien carrément sur le poste de travail des salariés

Attention : il faut que la présentation de ces affichages soit soignée pour que l’on ait envie de les consulter. Lisibles, respectant la charte graphique de l’entreprise, ils doivent aussi être repensés régulièrement pour ne pas lasser.

 

Pour que le plan d’action de votre animation fonctionne, il faut…

🎯Un turn-over réduit,

🎯Un affichage actualisé des résultats, 

🎯Des KPI toujours bien compris, 

🎯Une satisfaction collaborateur élevée, 

🎯Un taux d’absentéisme bas, 

🎯Des chargés de clientèle impatients de participer aux animations !

 

 

L’animation d’équipe ne se met pas en place du jour au lendemain et demande une certaine discipline pour être efficace et agréable pour tous (ceux qui l’organisent et ceux qui en ont bénéficiaires).
Si vous voulez aller plus loin sur le sujet ou si vous cherchez de nouvelles idées, je vous ai trouvé 45 activités pour améliorer la cohésion !